Reservas y citas
Configura servicios, horarios del personal y reservas en línea, y gestiona las citas que llegan a tu negocio.
Las reservas por horario necesitan el módulo de citas activo y un sitio publicado. Los depósitos requieren además pagos en línea con Wompi y un plan Pro.
Cómo funcionan las reservas
Tu sitio puede recibir citas de dos maneras. Por defecto, las reservas por horario están apagadas: el visitante sugiere una hora en un formulario simple y tú la confirmas a mano. Si las activas, el visitante elige un horario real dentro de la disponibilidad de tu personal.
Todo se gestiona desde el panel de tu negocio, en tres áreas del menú lateral: Servicios, Personal y Citas.
La página pública solo ofrece reservas cuando el módulo de citas está activo para tu negocio y tu sitio está publicado. Si no, la solicitud no se acepta. Si todavía no publicas, empieza por Dominios y publicación.
Servicios
En Servicios defines lo que ofreces. Cada servicio tiene Nombre, Descripción, Precio (COP) y Duración en minutos. La duración es la que usa el calendario para calcular cuánto ocupa cada cita. Pulsa Agregar servicio, completa el formulario y pulsa Crear servicio; para cambiar un servicio existente, edítalo y pulsa Guardar servicio.
- Cada servicio tiene un estado (Activo u Oculto). Un servicio activo se muestra en tu sitio.
- Puedes reordenar los servicios con las opciones Subir y Bajar, o arrastrándolos.
- Para reservar un horario real, el servicio debe estar activo: si el visitante elige uno inválido, la reserva se rechaza.
- Al eliminar un servicio, Esto quita el servicio de tu sitio web. No se puede deshacer.
Personal y disponibilidad
En Personal agregas a los proveedores o miembros del equipo que atienden las citas (Agregar personal): Nombre, Rol, Correo electrónico, Teléfono y Biografía. Solo el personal marcado como Activo recibe citas. No confundas el personal con los usuarios del panel: esos se invitan desde Equipo.
La disponibilidad se define por persona, en la pestaña Disponibilidad de Citas. Si aún no hay personal activo, la pantalla te pide agregar primero un miembro.
- Abre la disponibilidad
En Citas, ve a la pestaña Disponibilidad y elige a la persona con Editar disponibilidad de su nombre.
- Agrega bloques de horario
Con Agregar bloque indica Inicio y Fin. Cada bloque debe terminar después de su inicio y los bloques del mismo día no pueden superponerse. Las horas se escriben en formato HH:MM.
- Guarda
Pulsa Guardar disponibilidad. La página de reservas solo ofrece horarios dentro de estas horas.
Ausencias
En Ausencias agrega un rango Desde / Hasta con un Motivo opcional (por ejemplo, vacaciones). Durante una ausencia esa persona no aparece disponible. El tiempo entre citas (ver abajo) no se aplica a las ausencias.
Si quitas a un miembro que tiene citas próximas, Nimlio te pide primero reasignarlas o cancelarlas: Este miembro del equipo tiene citas próximas. Reasigna o cancela sus citas próximas primero.
Ajustes de reservas
En Citas, pestaña Ajustes de reservas (Reservas en línea), activa Activar reservas por horario y ajusta las reglas. Estos son los valores por defecto:
| Ajuste | Por defecto | Qué controla |
|---|---|---|
| Activar reservas por horario | Apagado | Apagado mantiene el formulario simple: el visitante sugiere una hora y tú la confirmas manualmente. |
| Intervalo de horarios | 30 minutos | Cada cuánto empieza un horario disponible. |
| Anticipación mínima (horas) | 12 | Cuánto antes del inicio se puede reservar. 0 permite reservas de último minuto. |
| Ventana de reserva (días) | 30 | Hasta cuántos días en el futuro pueden reservar los visitantes. |
| Tiempo entre citas (minutos) | 0 | Espacio libre después de cada cita, por ejemplo para limpieza. Con 0 se permiten citas seguidas. |
| Cancelación gratuita hasta (horas antes del inicio) | 24 | Hasta cuándo el cliente puede cancelar o reprogramar gratis. 0 significa siempre. |
Los horarios se calculan en la zona horaria de tu negocio, con la duración del servicio y la disponibilidad del personal. Un horario puede terminar justo cuando termina un bloque de disponibilidad. Si el cliente no elige persona, Nimlio ofrece un horario por hora de inicio y asigna a quien tenga menos citas ese día.
Con las reservas por horario apagadas, la solicitud llega como Solicitada y tú la agendas desde la pestaña Solicitudes con Agendar y confirmar.
Gestionar citas
La pantalla Citas tiene cuatro pestañas: Agenda, Solicitudes, Disponibilidad y Ajustes de reservas. La Agenda muestra las citas en vista Día, Semana o Lista.
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| Solicitada | Llegó una solicitud sin horario agendado. Confírmala con Agendar y confirmar (eliges hora final y miembro del equipo) o recházala con Rechazar. |
| Pago pendiente | El cliente está pagando el depósito. El horario queda retenido mientras dura el pago. |
| Confirmada | La cita tiene horario y persona asignados. |
| Completada | La cita ya se realizó (Marcar completada). |
| Cancelada | La cita se canceló (Cancelar cita). |
| No se presentó | El cliente no asistió (Marcar no asistió). |
Desde cada cita también puedes Reprogramar: eliges Nueva fecha y hora y, si quieres, otro miembro del equipo. Las horas se muestran en la zona horaria del negocio. Si el nuevo horario se cruza con otra cita de esa persona, Nimlio no lo permite. Para confirmar una solicitud, primero hay que asignar fecha, hora y miembro del equipo.
También puedes registrar una cita a mano con Agregar solicitud, pensada para solicitudes internas o manuales.
Depósitos
Si quieres asegurar cada reserva, activa Pedir un depósito para reservar y define el Monto del depósito (COP) en pesos completos; se cobra por reserva.
El depósito solo se cobra cuando se cumplen las tres condiciones: tu plan permite pagos en línea (Pro o superior), tienes Wompi conectado y activo, y el monto es mayor que cero. Puedes configurar el monto antes; la página de reservas cobra solo cuando todo esté listo. Configura los pagos en Pagos.
- Mientras el cliente paga, la cita queda en Pago pendiente y el horario se retiene 10 minutos.
- Si pasan los 10 minutos sin pago, el horario deja de estar ocupado y vuelve a ofrecerse.
- En la agenda ves Depósito pagado o Reembolso pendiente según el caso.
Lo que ve tu cliente
Cuando una reserva se hace en línea eligiendo un horario, el cliente recibe un enlace privado de la forma /booking/<código>. No necesita cuenta: el enlace es su acceso. Desde ahí puede ver su reserva, Reprogramar (elige un nuevo horario) o Cancelar reserva. Las solicitudes que confirmas a mano con Agendar y confirmar no generan este enlace ni envían correo de confirmación.
- El enlace vence a los 30 días de generado y no se indexa en buscadores.
- El cliente puede actuar hasta las horas que configuraste en Cancelación gratuita hasta; pasado ese límite, las acciones se cierran. Con 0, solo se bloquea una cita que ya empezó.
- Si el horario elegido ya no está disponible, la reserva se rechaza con el aviso de que ese horario ya no está disponible.